Wissen, was läuft: Kommunikation zur Sendung
Stückgutsendungen durchlaufen einen industriellen Prozess. Wenn sie eine Sonderbehandlung benötigen, erfordert das eine klar strukturierte Kommunikation.
Die Arbeitsabläufe beim Stückguttransport sind zweifelsfrei geregelt, exakt beschrieben und laufen im Tagesgeschäft bei der überwiegenden Mehrzahl der Sendungen nahezu „automatisch“ ab. Diese Selbstverständlichkeit macht die Basis und den Nutzen von Stückgutnetzwerken aus: Jeder weiß, was zu tun ist.
Damit das auch für solche Sendungen gilt, die ein höheres Maß an Aufmerksamkeit erfordern, hat System Alliance im Laufe der Jahre einen strukturierten Kommunikationsprozess entwickelt, der für Eindeutigkeit sorgt: Sobald eine Sendung mit dem Bordero einmal in der zentralen Datenaustauschplattform Log-IT erfasst ist, erfolgt sämtliche Kommunikation zum Transportverlauf nur noch dort. Das Portal enthält einen vorstrukturierten sendungsbezogenen Workflow mit Vorlagen zu typischen Aufgaben. So werden beispielsweise Zeitfensterdienste von Partnern besonders genau überwacht und bei Abweichungen im Prozess der Empfangspartner direkt kontaktiert. Nachrichten werden mit Zeitstempel versehen gespeichert und im Sendungsverlauf dokumentiert. Gemeinsam mit den Statusscans an allen physischen Schnittstellen des Transports bilden sie die Sendungshistorie. Log-IT ist also der sogenannte Single-Point-of-Truth in der Kommunikation des Stückgutnetzwerks. In der Praxis wird das beispielsweise bei einer manuellen Sendungsavisierung genutzt. Erfolgen vereinbarte Leistungsschritte nicht, wirkt sich das auf die Vergütung der Speditionspartner untereinander aus. . Nicht erledigte To-dos werden dabei natürlich nicht vergütet.
Sind für einzelne Bearbeitungsschritte auch Rückmeldungen von Versendern oder Empfängern erforderlich, haben die System Alliance-Partner die Möglichkeit, diese ebenfalls zur Kommunikation über Log-IT einzuladen. Erneut mit demselben Vorteil: Ihre Nachrichten werden direkt zu einer spezifischen Sendung archiviert. So ist die Kommunikation mit sämtlichen Beteiligten zweifelsfrei dokumentiert. Eine Kommunikation über andere Wege wie E-Mail oder Instant Messenger (WhatsApp, Telegram, Threema & Co.) findet innerhalb der System Alliance nicht mehr statt. Das erspart aufwendige Suchen bei unvollständigem Kommunikationsverlauf.
Struktur und Klarheit in der Kommunikation sind also entscheidend für einen erfolgreichen Transport mit sämtlichen Zusatzleistungen. Mit der Log-IT-Plattform verfügt System Alliance dafür über ein technisch modernes System, das Workflows definiert und ihre Einhaltung dokumentiert.
